Поиск

Отправить

     
Правительство Министерства и ведомства Местное самоуправление О Республике Открытые данные Вопрос специалисту Обращения
Версия для слабовидящих

НОВОСТИ


25.11.2014

Обеспечение сохранности и государственный учет документов в УЦДНИ АС КБР



Одной из важнейших задач управления центра документации новейшей истории Архивной службы КБР является обеспечение сохранности и государственный учет документов.

На 21 ноября 2014 года в управлении учтено 1758 фондов, в которых содержится  244 032 ед.хр., в том числе 7188 фотодокументов. Документы размещены в четырех архивохранилищах.

Ежегодно сотрудники управления в плановом порядке проводят комплекс мероприятий по обеспечению сохранности, учету и улучшению физического состояния хранящихся фондов.

Все вновь поступающие на госхранение документы в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН, М.,2007,  вносятся в основные и вспомогательные учетные документы,  размещаются в архивохранилищах и картонируются.     В течение  2014 года уже принято на госхранение 1211 ед.хр., документов на бумажной основе и фотографий

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов, а также паспорт управления ежегодно представляются в Архивную службу КБР для централизованного государственного учета.

В текущем году сотрудниками управления была проведена большая и очень ответственная работа по проверке наличия и состояния всех дел бывшего Отдела социально-правовой документации АС КБР (ныне сектор социально-правовой документации УЦДНИ АС КБР), а также выверка всех учетных документов. Составлен реестр описей, куда включено 213 описей.

Важную роль в деятельности управления занимает выявление, восстановление и учет  документов с угасающим текстом. Восстановление документов производится с максимальным приближением к оригиналу и с сохранением его особенностей. С начала 2014 года восстановлено 718 листов, которые внесены в журнал учета документов с угасающим текстом и восстановленными копиями.

С целью обеспечения сохранности и учета документов, представляющих особую культурно-историческую и научную ценность, сотрудниками управления проводится выявление уникальных и  особо ценных  документов. На 01.01.2014 г. в управлении учтено 289 особо ценных дел.

Исследователям и сотрудникам ежегодно выдается более 7 000 ед.хр. и свыше 1500 описей. В связи, с чем в управлении проводится большая работа по полистному просмотру и конвертированию дел, выдаваемых в читальный зал документов, содержащих конфиденциальную информацию, что позволяет обеспечивать конституционные права и свободы граждан на личную и семейную тайну.

Кроме того, управлением проводятся определенные виды работ по улучшению физического состояния дел и документов. Ежегоднореставрируется свыше 16000 листов, переплетается и прошивается более 1200 ед.хр. поступающих, а также находящихся  в архивохранилищах документов.

Осуществляются меры по поддержанию нормативных режимов хранения документов. Соблюдается порядок доступа в хранилища, их опечатывания, хранения ключей и печаток. Организуется регулярный контроль температурно-влажностного режима, учет и анализ показателей которого дважды в день заносятся в журнал показаний контрольно-измерительных приборов. При необходимости принимаются меры по его нормализации.

Кроме того, сотрудниками управления проводятся мероприятия по контролю за биосостоянием документов и их дезинсекции. Ежемесячно в архивохранилищах проводятся обеспыливание коробок и влажная уборка.

В соответствии с нормативно-правовыми актами Архивной службы КБР управление обеспечивает охранный, пропускной режимы и противопожарную безопасность. Здание управления обеспечивается круглосуточным постом охраны.

Усилено внимание к вопросам подготовки сотрудников архива к действиям в чрезвычайных ситуациях. Координируется работа по гражданской и противопожарной безопасности, составлены перечни фондов, подлежащих соответствующей защите в особый период. 

 

 


Возврат к списку